1. Responsable del Tratamiento
Este sitio web (vaos-ai.com) es operado por VAOS AI, sociedad domiciliada en Colombia (Cra 43 A # 1 sur 100, of. 703, Torre Sudameris, Medellín, Colombia), en adelante «VAOS AI», «nosotros» o «la Compañía».
- Correo electrónico: ceo@vaos-ai.com
- Teléfonos: +57 311 631 13 27 · +57 322 453 4038
- Oficinas: Medellín — Cra 43 A # 1 sur 100, of. 703, Torre Sudameris; Bogotá — Calle 26 A # 13-97, of. 2504, Bulevar Tequendama
- Plataforma: data.vaos-ai.com
Para todos los efectos de esta política, VAOS AI actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del Sitio y de sus canales de contacto.
2. Alcance
Esta política aplica al Tratamiento de los datos personales de las personas que visitan vaos-ai.com, diligencian sus formularios o se comunican con nosotros por correo electrónico, teléfono o mensajería instantánea, así como de contactos comerciales de clientes, prospectos y proveedores.
El Tratamiento de datos que nuestros clientes cargan o conectan a la plataforma data.vaos-ai.com no se rige por esta política: en ese escenario el cliente es el Responsable y la Compañía actúa como Encargado, en los términos del contrato de prestación de servicios y del acuerdo de Tratamiento de datos que se suscriba con él.
3. Marco normativo
Esta política se adopta en cumplimiento de:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), que compila el Decreto 1377 de 2013.
- Ley 1266 de 2008, en lo pertinente a datos de contenido financiero, crediticio y comercial.
- Circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos en Colombia.
4. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, convicciones religiosas o filosóficas, datos biométricos, vida sexual, entre otros).
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
- Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento: quien realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
- Aviso de privacidad: comunicación que informa al Titular sobre la existencia de esta política, las finalidades del Tratamiento y la forma de conocerla.
- Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como Responsable, dentro o fuera del país.
- Transmisión: envío de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.
5. Datos personales que tratamos
Recolectamos únicamente los datos necesarios para atender su solicitud:
- Datos de identificación y contacto profesional: nombre, empresa u organización, correo electrónico y, cuando usted los suministra, cargo y teléfono.
- Contenido de la solicitud: el texto que usted escribe en el campo «¿Qué le gustaría resolver?» y, en general, el contenido de los mensajes que nos remite por correo, teléfono o WhatsApp. Le pedimos no incluir en ellos datos sensibles ni información confidencial de terceros.
- Constancia de la autorización: la fecha y la hora en que otorga su autorización y la versión de esta política aceptada, como prueba del consentimiento exigida por la Ley 1581 de 2012.
- Datos técnicos de conexión: los registros que genera automáticamente la infraestructura que sirve el Sitio (dirección IP, fecha y hora de la petición, tipo de navegador y página solicitada), utilizados con fines de seguridad, diagnóstico y prevención de abuso.
No recolectamos datos a través de perfiles publicitarios ni compramos bases de datos de terceros para fines de mercadeo.
6. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:
- Atender, gestionar y responder las solicitudes de demostración, información, cotización o contacto.
- Agendar y realizar demostraciones de la solución y hacer el seguimiento comercial correspondiente.
- Remitir información sobre productos, servicios, actualizaciones, eventos y contenidos de la Compañía, cuando el Titular lo haya autorizado.
- Gestionar la relación precontractual y contractual con clientes, aliados y proveedores, y cumplir las obligaciones que de ella se deriven.
- Elaborar estadísticas internas agregadas sobre el interés en la solución, sin identificar al Titular en los resultados.
- Garantizar la seguridad de la información, prevenir el fraude y el abuso de los canales de contacto.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.
- Conservar la prueba de la autorización otorgada por el Titular.
No utilizamos los datos recolectados en el Sitio para adoptar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el Titular, ni los vendemos, arrendamos o cedemos a terceros con fines publicitarios.
7. Autorización del Titular
La autorización se obtiene antes del Tratamiento y de forma expresa e informada: en el formulario del Sitio mediante una casilla de aceptación que no viene marcada por defecto y que remite a esta política, y en los demás canales mediante la manifestación —verbal, escrita o por conducta inequívoca— de quien nos contacta.
Conservamos prueba de la autorización, con su fecha y la versión de la política aceptada. En los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 —información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, entre otros— el Tratamiento no requiere autorización.
La autorización puede revocarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo, siguiendo el procedimiento de la sección 13. Igualmente, toda comunicación comercial que enviamos incluye un mecanismo para dejar de recibirla.
8. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes
La Compañía no solicita datos sensibles a través del Sitio. Si el Titular los incluye voluntariamente en un mensaje libre, se entenderá que autoriza su Tratamiento con la única finalidad de atender su solicitud; el Titular no está obligado a suministrarlos y su negativa no impide la atención del requerimiento.
El Sitio se dirige a profesionales y organizaciones y no está destinado a menores de edad. No recolectamos conscientemente datos de niñas, niños o adolescentes. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de su representante legal, procederemos a suprimirlos.
9. Encargados, proveedores y terceros
Para operar el Sitio y atender sus solicitudes nos apoyamos en proveedores que actúan como Encargados y solo pueden tratar los datos siguiendo nuestras instrucciones:
- Proveedor de alojamiento y distribución del sitio web, que procesa los registros técnicos de conexión.
- Proveedor de correo electrónico corporativo, a través del cual se recibe y gestiona su solicitud.
- Servicio de recepción de formularios, cuando esté configurado, encargado de entregarnos el contenido del formulario.
- Plataformas de mensajería —como WhatsApp— cuando usted elige ese canal para contactarnos, en cuyo caso el tratamiento que el operador de la plataforma realice se rige por sus propias políticas.
Con cada Encargado se exigen compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad. Además, podremos compartir datos personales con asesores legales, contables o auditores sujetos a deber de confidencialidad, y con autoridades competentes cuando exista una obligación legal de hacerlo.
10. Transferencias y transmisiones internacionales
Algunos de nuestros proveedores tienen servidores fuera de Colombia, por lo que sus datos pueden ser objeto de transmisión internacional. Estas operaciones se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre países con nivel adecuado de protección; cuando el país de destino no cuenta con dicha declaratoria, la operación se ampara en la autorización expresa e inequívoca del Titular o en cláusulas contractuales que impongan al receptor estándares de protección equivalentes a los previstos en la ley colombiana.
11. Vigencia de la base de datos y plazo de conservación
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección y, con posterioridad, durante los términos exigidos por las normas comerciales, contables, tributarias y de archivo aplicables.
- Prospectos y solicitudes de demostración no concretadas: hasta dos (2) años contados desde el último contacto, salvo que el Titular solicite antes la supresión.
- Clientes y proveedores: durante la relación contractual y por el término de prescripción de las acciones derivadas de ella.
- Registros técnicos de conexión: por períodos cortos, definidos por el proveedor de infraestructura con fines de seguridad.
- Prueba de la autorización: mientras se realice el Tratamiento y por el término legal de conservación probatoria.
Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura. La base de datos permanecerá vigente mientras subsistan las finalidades descritas o hasta que el Titular solicite su supresión y esta resulte procedente.
12. Medidas de seguridad
Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas el cifrado de las comunicaciones con el Sitio (HTTPS), el control de acceso por necesidad de conocer, la exigencia de confidencialidad al personal y a los proveedores, y la revisión periódica de estas medidas.
Ningún sistema es completamente infalible. Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados en los términos exigidos por la normativa vigente.
13. Derechos del Titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o al Encargado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlos, o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el Tratamiento vulneró la ley.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.
14. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes se radican en ceo@vaos-ai.com, con el asunto «Protección de datos personales», indicando el nombre del Titular, un canal de respuesta, la descripción de los hechos y los documentos que se quieran hacer valer.
Consultas
La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, informaremos al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Si el reclamo está incompleto, requeriremos al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; si no fuere posible, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
15. Área responsable de la atención
El Área de Protección de Datos Personales es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares.
- Correo electrónico: ceo@vaos-ai.com
- Teléfonos: +57 311 631 13 27 · +57 322 453 4038
- Dirección para notificaciones: Cra 43 A # 1 sur 100, of. 703, Torre Sudameris, Medellín, Colombia
Cuando resulte obligatorio de acuerdo con el Decreto 090 de 2018, las bases de datos de la Compañía se inscriben en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Aviso de privacidad
En cumplimiento del artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015, se comunica que VAOS AI, con domicilio en Cra 43 A # 1 sur 100, of. 703, Torre Sudameris, Medellín, Colombia y correo electrónico ceo@vaos-ai.com, es responsable del Tratamiento de sus datos personales.
Sus datos serán tratados para atender solicitudes de contacto y demostración, gestionar la relación comercial, enviarle información sobre nuestros servicios cuando lo haya autorizado y cumplir obligaciones legales. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización y revocarla, escribiendo a ceo@vaos-ai.com. La política de Tratamiento completa está disponible de forma permanente en vaos-ai.com/legal/privacidad.
17. Titulares fuera de Colombia
Si usted nos contacta desde el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, tratamos sus datos con base en su consentimiento o en el interés legítimo de atender su solicitud y mantener la relación comercial, y usted dispone de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición reconocidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), incluido el derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de control. Las transferencias hacia Colombia se amparan en las garantías adecuadas previstas en el capítulo V del RGPD.
Los residentes de otras jurisdicciones pueden ejercer los derechos que su legislación local les reconozca, escribiendo al mismo canal de atención.
19. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 10 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras se realice el Tratamiento descrito. Cualquier cambio sustancial se comunicará a través del Sitio con una antelación razonable a su entrada en vigor; en los casos en que la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización. La versión vigente es la publicada en esta página, junto con su fecha de actualización.
¿Dudas sobre este documento? Escríbanos a ceo@vaos-ai.com o llámenos al +57 311 631 13 27.